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广东工业大学财务报销管理办法
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第一章  

第一条  为加强会计核算管理,规范经济活动和财务报销行为,提高工作效率和资金使用效益,促进学校各项事业健康发展,根据《会计法》、《高等学校财务制度》、《会计基础工作规范》及国家、省、市有关财经法律法规,结合我校实际情况,特制定本办法。

第二条  本办法适用于学校预算经费、专项经费、科研经费、创收经费、基建及后勤经费等的财务报销。

第二章 经费审批原则和权限

第三条  学校经费审批实行责、权、利相结合和“谁主管、谁审批、谁负责”的原则,审批人对职权范围内经济活动的真实性、合法性负责。

第四条  各项经费开支严格执行“一支笔”的审批制度,所有审批必须是审批人亲笔签名,不能代签,也不能以印章代替签名。审批人因特殊情况必须授权他人行使经费使用审批权的,应出具书面委托授权书,报财务处备案。

第五条  部门经费审批人一般为各单位行政负责人,经单位集体决策后可授权副职作为分管经费的审批人,如授权人或审批人发生变更,须及时书面报财务处备案;项目经费的审批人为项目负责人。

第六条  经费开支实行逐级审批原则,具体审批权限如下:

(一)3万元以下的经费开支,由经费审批人负责审批。

(二)3万元(含3万元)以上,20万元以下的经费开支,由经费审批人、财务处处领导审批。

(三)20万元(含20万元)以上, 50万元以下的经费开支,由经费审批人、财务处处领导、分管校领导审批。

(四)50万元(含50万元)以上,100万元以下的经费开支,由经费审批人、财务处处领导、分管校领导、分管财务副校长审批。

(五)100万元(含100万元)以上的经费开支,由经费审批人、财务处处领导、分管校领导、分管财务副校长、校长审批。

(六)学校预算内常规性经费支出,原则上不需按上述审批权限进行审批,由经费管理部门负责人签字确认后,交财务处处领导审批即可作支出或账务处理。常规性经费支出主要包括:发放人员工资、津贴补贴、交通费、离退休人员经费及生活补贴;缴纳住房公积金、养老保险金、医疗保险金、失业保险金;发放学生奖助学金;支付网络出口费、垃圾处理费、物业管理费、冷气费、食堂营业款;银行托收水费、电费等。

(七)工程(维修)项目经费支出1万元以上(含1万元)的需经审计处审批,支出1万元以内的需经财务处基建会计审批。

(八)凡二级单位在部门结算奖酬金发放劳务费、在部门结算工作经费开支接待费,属学校党群、行政管理部门的,由正职和一名副职共同审批;属教学、教辅等二级单位的,由党政正职共同审批。公务接待费审批程序按《广东工业大学公务接待管理规定》(广工大校办字〔201511号)有关规定执行。

(九)各单位或个人不得将单笔经济业务进行拆分,规避财务审批权限的规定。

第七条  所有经费原则上不得超预算开支,如遇学校工作任务发生重大变化或其他重大突发事件等不可预见因素,需对经费做出调整的,按《广东工业大学预算管理办法》(广工大规字〔2015〕5)有关规定执行。

第三章  报销票据要求

第八条  报销人员办理报销业务,必须取得合格的原始凭证。报销的原始凭证必须是符合国家财税制度规定的发票、行政事业单位统一收款票据等。

第九条  原始凭证必须做到业务真实、要素齐全、字迹清晰、工整,要写明开票日期、收款业务内容、数量、单价和金额等,除车票、机票等特殊原始凭证外,付款单位名称必须是广东工业大学,并加盖开具单位发票专用章或财务专用章。

第十条  原始凭证必须符合国家有关法规、制度的规定,不得伪造、变造、涂改、挖补、虚构业务、虚开发票,对同一笔经济业务,不能蓄意拆分开具票据。

第十一条  购置办公用品、低值易耗品、材料、电子配件、图书等,报销时应附加盖销货单位公章的货物清单;检测费发票金额报销时需提供检测测试清单或检测测试报告。

第十二条 金额3万元以上(含3万元)的对外经济行为,必须签订对外经济合同,合同要求按《广东工业大学对外经济合同管理规定》(广工大规字〔20131号)有关规定执行,报销时需提供合同原件和“广东工业大学合同款项支付审批表”。

第十三条  凡遗失因公出差交通票据的教职工或学生先由本人书面申请,申请中要说明遗失原因、乘坐的交通工具及标准、丢失票面价值,由经费负责人审批,加盖单位公章,经财务处处领导审批后可报销按规定的标准交通票价的50%

第十四条  凡遗失因各类经济往来业务从外单位取得的票据, 须提供对方单位出具的票据存根复印件并加盖出票单位财务章或发票专用章,同时附上遗失情况说明,由经费负责人审批,加盖单位公章,经财务处处领导审批后可作为报销的原始凭证。

第十五条  报销人必须将各种原始票据按经济内容进行分类,从右至左呈阶梯状依次粘贴在“粘贴票据专用纸”上,并填写好金额和附件张数。报销差旅费需填写“差旅费报销单”,如实准确填写出差人、出差事由等空白栏信息,报销人和经费负责人在报销单上签名,报销其他费用需填写“汇总报销审批单”,如实准确填写用途、金额等空白栏信息,由经费负责人、经办人、验收人在单上签名,经办人和验收人不能同为一人。不按照规范要求填写和粘贴的报销单,财务处不予受理。

第四章 财务结算方式

第十六条  学校执行国务院颁发的《现金管理暂行条例》(国务院令第 12 号, 1988 9 8 发布),严格控制现金支出。

第十七条  单笔经济业务金额1000元及以上的支出,应该采用对公转账(支票或汇款)、公务卡方式结算,原则上不得使用现金结算。

第十八条  因特殊情况超范围支付现金的,必须写明原因,经财务处处领导审批后方能报销。

第十九条  校内各非独立核算单位(即各学院、部、处、中心等)之间相互支付款项时,填写“广东工业大学财务转账通知单”到财务处办理部门之间转账手续,不通过现金结算。

第五章  报销流程

第二十条  报销流程如下:

合规票据

办理验收 领用手续

粘贴票据

财务审核

按审批权限审查签批(或附原审批报告)

电脑制单

凭证复核

经办人签名

到出纳处领取或补退款

经办人、验收人签章

第六章 借款及预借发票(票据)业务

第二十一条  借款人必须是我校在编人员,借款按“前账未清,后账不借”的原则办理。借款人凭“广东工业大学请款单”办理借款业务,借款时必须手续齐备。

第二十二条  现金借款以3万元为限,超过限额的由财务处处领导审批。

第二十三条  非现金借款由经费负责人签字审批,3万元及以上金额需提供合同原件并按资金审批程序办理审批手续。

第二十四条  借款应专款专用,款项借出后,借款人应及时还款或持有关合法票据到财务处办理冲账手续,以免影响学校资金的周转与管理。超过1年未办理相关手续的,属于现金借款的学校有权从借款人工资中一次或分次扣回,属于非现金借款的视情况另行处理。

第二十五条  预借发票(票据)人员(简称“借票人”)必须是我校在编人员,借票时须填写“发票或收据借条”,按规定的程序办理审批手续后,向财务处借出发票(票据)。

第二十六条  借票人应督促付款人在规定期限内及时将资金划入学校指定账号,否则由借票人承担一切经济责任。

第七章 固定资产(无形资产)、材料费报销

第二十七条 使用期限超过一年,行政设备单价在1000元以上(含1000元)、教学、科研设备1500元以上(含1500元),并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产应作为固定资产管理。固定资产包括房屋及构筑物;专用设备;通用设备;文物和陈列品;图书、档案;家具、用具、装具及动植物。购入不构成相关硬件不可缺少组成部分的应用软件,单价1500元以上(含1500元)应作为无形资产管理。

第二十八条 经批准购(建)置的固定资产(无形资产)在验收合格后,须按规定到归口管理部门办理报增手续,填制“广东工业大学仪器设备验收单”后方可办理报销。教学、科研设备类固定资产(无形资产)归属实验室与设备管理处管理,房屋建筑物及行政设备类固定资(无形资产)产归属总务处管理,图书资料类(批量购置)归属图书馆管理。

第二十九条  材料费报销需附由供货单位盖章的材料明细清单,明确材料采购单价和数量,并填写“广东工业大学材料及低值易耗品入库、领用出库单”。

第八章 差旅费报销

第三十条  教职工、学生出差差旅费报销办法按《广东工业大学差旅费管理办法》(广工大财字〔2014〕3、《关于调整省直党政机关和事业单位差旅住宿费标准有关问题的通知》(粤财行〔201654号)、《关于省直党政机关和事业单位差旅费管理问题的补充通知》(粤财行〔201666号)等有关规定执行。

第三十一条  因公出国(境)访问、考察、学习、培训、出席国际会议和公费出国留学、进修人员出国(境)发生的差旅费,除提供普通报销票据外,还须提供出国(境)审批表、邀请函、行程单、护照(通行证)复印件等。出国(境)审批表的时间、行程、经费来源、金额等信息原则上不得更改。

第三十二条  在国(境)外取得的外文票据,报销时应将开支内容和金额翻译成中文,涉及外币支付的需到国际合作与交流处签核相关外币汇率后换算成人民币报销。

第三十三条  因公临时出国(境)差旅费报销按照《财政部、外交部关于印发<因公临时出国经费管理办法>的通知》(财行〔2013516号)有关规定执行,持因私护照(通行证)出国(境)的费用一律不予报销(学生除外);因公90天及以上中长期出国(境)差旅费按《国家外国专家局、财政部关于调整中长期出国(境)培训人员费用开支标准的通知》(外专发〔2012126号)有关规定执行。

第九章 会议费、培训费报销

第三十四条  会议费是指各单位举办会议直接发生的各项费用支出,会议费开支范围包括伙食费、住宿费以及会议场地租金(四星级以下酒店)、文件资料印刷、医药费、举办单位统一安排的交通支出等其他费用。会议费报销按照《省直党政机关和事业单位会议费管理办法》(粤财行〔2013443)有关规定执行。

第三十五条  三类会议费实行450/·天(标准如有变动,以最新会议费管理办法为准)综合定额控制,其中住宿费290/·天、伙食费120/·天、其他费用40/·天,综合定额标准是会议费开支的上限,各项费用之间可以调剂使用,在综合定额控制内据实报销。

第三十六条 培训费是指各单位举办培训直接发生的各项费用支出,培训费开支范围包括住宿费、伙食费、培训场地费、讲课费、培训资料费、交通费、其他费用。培训费报销按照《省直党政机关和事业单位培训费管理办法》(粤财行〔2014514)有关规定执行。

第三十七条  培训费报销实行450/·天(标准如有变动,以最新培训费管理办法为准)综合定额包干,其中住宿费190/·天、伙食费120/·天、场地和讲课费100/·天,资料费、交通费和其他费用40/·天,综合定额标准是培训费开支的上限,各项费用之间可以调剂使用,在综合定额控制内据实报销。

第三十八条  培训讲课费执行以下标准(税后):副高级技术职称专业人员每半天最高不超过1000元;正高级技术职称专业人员每半天最高不超过2000元;院士、全国知名专家每半天一般不超过3000元。

第十章  职工上下班交通补贴报销

第三十九条  上下班交通补贴

(一)发放标准。教职工住处距离工作地点超过4华里,每人每月按标准计发交通补贴。其中:住大学城以外到大学城校区上班的或住大学城到大学城以外的校区上班的教职工,按上班进入大学城(或出大学城)的实际天数和每天15元的标准(每天补助标准的调整以学校文件为准)按月计发交通补贴;未进出大学城校区的交通补贴,除学校分配住房并有安排免费交通车的教职工外,按每人每月53元计发交通补贴。

(二)发放形式。进出大学城校区的交通补贴由各单位按月向人事处报送统计表,由人事处、财务处核准汇总后发放到个人银行账户;未进出大学城校区的交通补贴由各单位或个人每学期末向财务处报送人员名单,每年按十个月计算,由财务处核准后现场报销。

第十一章  其他事项报销

第四十条  学校严格控制公务接待费支出,接待单位应严格接待范围和接待规模,不得报销或支付应由个人负担的费用,接待活动不得以任何名义赠送礼金、有价证券、纪念品和土特产品等。报销接待费时需填写相关的接待费报销审批表,据实填写接待人数、接待事由、经费来源等相关信息。

第四十一条  学生实践费只能报销与学生实践相关的支出。报销学生实践费,需到财务网上综合服务平台进行申报,打印发放表并审批后,由财务处直接发放至学生银行账户上;广州市以外实践费也可按有关学生差旅费报销的相关规定执行。指导学生实践活动的人员,其差旅费按一般出差的相关标准报销。

第十二章  

第四十二条  本办法由财务处负责解释。

第四十三条  本办法自发文之日起施行。原《广东工业大学报销管理办法》(广工大财字〔20084号)同时废止,其他有关规定与本办法相抵触的,按本办法执行。

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